Protocollo AI, alta produttività, velocità e precisione
AGID, all’interno del suo nuovo Piano Triennale, ha presentato il 27 febbraio 2024 importanti cambiamenti. Per la prima volta affronta il tema dell’Intelligenza Artificiale, fornendo indicazioni e principi generali che dovranno essere adottati dalle Amministrazioni e declinati sulle peculiarità delle differenti realtà. In particolare ha presentato il progetto di Intelligenza Artificiale Protocollo INPS, come semplificazione necessaria al lavoro degli addetti della Pubblica Amministrazione. Per rispondere a questa esigenza, Progetti e Soluzioni ha realizzato un software basato su AI applicata all’ambito Protocollo, che consente una maggiore efficienza e l’ottimizzazione del tempo degli addetti e dei conseguenti tempi di risposta.
Attualmente, all’arrivo di email e pec l’Ufficio Protocollo del Comune assegna il numero di protocollo, quindi gli addetti leggono i documenti e i relativi allegati, li interpretano ed infine valutano, secondo le diverse organizzazioni interne alla Pubblica Amministrazione, a quale ufficio del Comune assegnarle.
La procedura operativa genera però costi elevati in termini di tempo delle persone dedicate che oggi devono leggere, interpretare e smistare all’ufficio competente, generando possibili ritardi nell’assegnazione ai vari uffici.
Il software Protocollo AI legge, interpreta e smista in automatico, in base a una sequenza di fasi stabilite dal Comune stesso e successive all’addestramento e alla mappatura degli uffici dell’Ente da parte di Progetti e Soluzioni. All’arrivo di email o pec, Protocollo AI legge i documenti con i relativi allegati, identifica l’argomento e il relativo ufficio competente che dovrà prendere in carico la PEC. Poi Protocollo AI esegue la protocollazione e l’assegnazione automatica all’ufficio di competenza, attraverso una chiamata al Web Service esposto dal software di protocollo dell’Ente.
L’adozione di Protocollo AI consente la riduzione dei tempi di elaborazione delle richieste e il risparmio del lavoro degli operatori; inoltre, l’adozione della tecnologia di Protocollo AI consentirà non solo di fronteggiare le situazioni di sotto organico, ma anche di contrastare la perdita di know-how nella Pubblica Amministrazione dovuta al turnover.
